Folha, lápis e envelopes: as ferramentas do nosso plano de orçamento

Quando preparo um plano de orçamento, o primeiro material que escolho é o mais simples: uma folha em formato A4, impressa em letra grande, com espaço para escrever à mão. Já experimentámos documentos mais compridos, mas percebemos que um plano só serve se for consultado, e uma folha que se prende na porta do armário ou se guarda na gaveta da cozinha é consultada com muito mais frequência do que um dossiê.

O plano mensal por escrito que entregamos é adaptado ao rendimento e aos hábitos de consumo de cada pessoa. Isso significa que a folha nunca é igual de uma casa para outra: há quem receba a pensão numa data fixa e quem tenha dois rendimentos em dias diferentes, e o desenho da folha acompanha essa realidade.

Este artigo explica os instrumentos que usamos na construção do plano e a razão de cada escolha, para que o cliente saiba o que vai encontrar quando nos visita.

Antes de qualquer folha, trabalhamos com o que a pessoa já tem em casa: extratos bancários dos últimos meses, faturas de eletricidade, água e telecomunicações, recibos de farmácia, talões de supermercado e a lista de pagamentos que saem por débito direto. Não é preciso trazer tudo organizado; muitas vezes chega-nos uma sacola com papéis misturados, e ordená-los faz parte do trabalho.

Pedimos uma janela de alguns meses porque um único mês engana. Há despesas que só aparecem de vez em quando, como o seguro anual, a revisão do automóvel ou a prenda dos netos, e sem elas o plano ficaria demasiado otimista e desfeito à primeira surpresa.

Sentamo-nos à mesa, separamos os papéis por tipo e vamos escrevendo, com calma, cada valor numa lista. Só depois passamos à folha do plano.

• Extratos bancários de vários meses
• Faturas de casa e de comunicações
• Talões de compras e recibos de saúde
• Lista de débitos diretos e subscrições

O modelo que usamos tem três colunas: o que entra, o que sai todos os meses com valor fixo e o que sai com valor variável. Parece básico, e é de propósito. Cada despesa fixa, como a renda, o condomínio ou a mensalidade de uma subscrição, fica numa linha própria com a data em que é paga, para que se perceba logo em que semana do mês o dinheiro é mais pressionado.

As despesas variáveis, como alimentação, deslocações e pequenas compras, agrupamos em poucas categorias. Quanto menos categorias, mais fácil é preencher e manter. Costumamos ficar entre cinco e sete, e o nome de cada uma é escolhido pelo cliente, com as palavras que usa no dia a dia.

Ao lado de cada categoria fica um valor mensal previsto e um espaço para o valor real, de modo que a comparação seja visível sem cálculos complicados.

Para quem tem dificuldade em acompanhar os gastos pequenos, propomos por vezes o método dos envelopes. Retira-se no início do mês, ou da semana, o valor previsto para uma categoria, por exemplo mercearia, e guarda-se num envelope identificado. Quando o envelope esvazia, sabe-se que o limite chegou, sem precisar de abrir uma aplicação ou consultar o saldo.

Nem todos os clientes gostam deste método, e não o impomos. Há quem prefira pagar com cartão e registar depois, e há quem tenha receio de andar com dinheiro. O plano funciona com qualquer um dos caminhos, porque o objetivo é que a pessoa veja onde o dinheiro vai, e não seguir uma técnica por si só.

Quando o envelope é adequado, costumamos limitá-lo a uma ou duas categorias, para que a rotina seja leve e não se torne um peso.

No final da consulta de elaboração do plano, o cliente leva consigo um pequeno caderno de capa dura, com linhas largas, onde anota despesas ao longo do mês. Entregamos também um calendário de parede com as datas de pagamento já marcadas, para que ninguém seja apanhado de surpresa por um débito que sai no último dia útil.

O lápis é uma escolha deliberada. Corrige-se com borracha, não assusta, e permite ajustar um valor sem riscar a folha. Defendemos que o plano deve poder mudar: o rendimento muda, as despesas mudam, e uma folha que não admite correções acaba abandonada ao fim de pouco tempo.

Quem preferir o computador pode trabalhar numa folha de cálculo simples que preparamos com as mesmas colunas, mas o papel continua a ser o formato que mais recomendamos.

• Caderno de capa dura com linhas largas
• Calendário de parede com datas de pagamento
• Lápis e borracha para correções fáceis

Convém ser claro quanto aos limites. O plano de orçamento organiza o rendimento e as despesas, ajuda a perceber onde existem margens e propõe um valor mensal para cada categoria. Não garante poupanças, não substitui o aconselhamento de entidades reguladas e não decide por si o que o cliente deve ou não comprar.

As decisões continuam a ser da pessoa. O nosso papel é pôr os números à frente de forma legível, explicar o raciocínio por trás de cada linha e deixar tudo escrito, para que o cliente possa mostrar a folha a um familiar de confiança ou voltar a ela daqui a uns meses.

Se, mais tarde, quiser rever os valores com mais regularidade, existe o acompanhamento mensal, que é um serviço à parte e tem o seu próprio artigo.